Việc sử dụng phần mềm quản lý chắc cũng không còn là khái niệm xa lạ với các nhà đầu tư, từ những chủ đầu tư hàng hóa cho đến các chủ cửa hàng dịch vụ.... Tuy nhiên, rất nhiều trong số họ vẫn chưa muốn dùng phần mềm, bởi chưa thấy được lợi ích mà phần mềm mang lại.
Hầu hết các chủ đầu tư đều cho rằng chi một khoản tiền không nhỏ ra là lãng phí, là chưa cần thiết, rằng bao lâu nay họ vẫn đang dùng phương thức quản lý cũ như sổ sách, excel có sao đâu, mặc dù mỗi ngày đều phải bù đầu, tốn thời gian cho việc thống kê, quản lý. Lẽ đơn giản, đó đã trở thành thói quen của họ, là việc mà họ vẫn làm hàng ngày.
Việc quản lý bằng phương pháp cũ, thủ công đã quá lạc hậu trong khi ngành công nghệ thông tin đang phát triển vượt bậc từng ngày. Đa phần giới trẻ hiện nay đều có hiểu biết nhất định về phần mềm, nhưng nhiều ông chủ ở thế hệ đi trước lại không muốn mở hầu bao cho "thứ không cần". Chính vì lẽ đó, không phải ở cơ sở nào cũng được áp dụng phần mềm quản lý tiên tiến. Vậy khi nào thì cần một phần mềm quản lý? Đó chính là khi họ nhận ra những tiện ích mà phần mềm mang lại.
1. Khi số lượng hàng hóa, dịch vụ và khách hàng quá nhiều.
Với những chủ quản lý hàng hóa thì việc có quá nhiều hàng hóa sẽ gây khó khăn trong việc quản lý, kiểm tra hàng xuất ra, nhập vào, thống kê tồn kho, hàng sắp hết hạn, quá hạn..... Lấy một ví dụ nhỏ là khi bạn muốn tìm lại mã một mặt hàng trước đó đã lâu xem tình trạng hàng thế nào. Với việc quản lý bằng sổ sách giấy tờ thủ công sẽ mất khá nhiều thời gian để tìm lại thông tin. Cải tiến hơn chút là excel, tìm kiếm thông tin có vẻ dễ dàng hơn, nhưng không đáp ứng được nhu cầu lấy thống kê báo cáo.
Với các chủ đầu tư kinh doanh dịch vụ, ví dụ như các Spa, Thẩm mỹ viện, Phòng khám... lượng khách hàng nhiều, đồng nghĩa với việc quản lý khó khăn hơn. Việc tìm kiếm thông tin khách hàng, thống kê dịch vụ hay thống kê lại lượng khách hàng tiềm năng là một chuyện không hề dễ dàng, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc lên kế hoạch chăm sóc khách hàng, chiến dịch marketing.
Đó là lúc cần đến phần mềm quản lý!
2. Quy mô phát triển mở rộng
- Khi số lượng khách hàng tăng, số lượng giao dịch lớn
- Số lượng chi nhánh tăng dần, kèm theo đó là số lượng nhân viên tăng theo, việc quản lý nhân viên, quản lý lương cũng trở nên khó khăn.
- Khi số lượng mặt hàng quá nhiều, nhiều chủng loại, mẫu mã, chi tiết...
- Khi các chủ quản lý cần một công cụ hỗ trợ bởi các phương thức cũ không còn phù hợp.
Đó chính là lúc cần đến phần mềm quản lý!
3. Thay đổi cách tư duy
Phần mềm quản lý được xem như khoản đầu tư lâu dài chứ không phải chỉ là trước mắt. Các chủ đầu tư chắc chắn sẽ phải ngạc nhiên với những lợi ích mà một phần mềm đem lại, không chỉ là tiết kiệm thời gian, nhân lực mà đó còn là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch marketing quảng bá thương hiệu.
Tính xa hơn, việc bỏ ra một khoản chi phí để mua phần mềm sẽ rẻ hơn rất nhiều so với số tiền cần chi trả cho thêm nhiều nhân công trong một thời gian dài.
Vậy, với tư duy tân tiến và tầm nhìn xa thì hiển nhiên, việc áp dụng phần mềm quản lý là không thể chối từ.
Trên thị trường hiện nay có nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý, các chủ đầu tư có thể tham khảo dịch vụ trước khi lựa chọn để có một phần mềm phù hợp nhất. Bạn có thể tham khảo thêm tại đây.
Chúc thành công!