Việc lựa chọn phần mềm quản lý chưa khi nào là đơn giản, đặc biệt là khi bạn đứng trước quá nhiều lựa chọn bởi hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp chào mời. Khi nào cần sử dụng phần mềm, phần mềm thế nào là tốt, có nên giữ cách quản lý truyền thống không?.... Là một trong rất nhiều câu hỏi khiến các nhà quản lý đau đầu.
Phần mềm quản lý được sử dụng với mục đích hỗ trợ kinh doanh và có "tuổi thọ" lâu dài, do đó cần cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định. Sau đây Nanosoft sẽ chỉ ra một vài lưu ý khi quyết định mua phần mềm, hy vọng sẽ giúp các bạn có quyết định sáng suốt.
1. Nhu cầu sử dụng của bạn là gì?
Điều đầu tiên cần xác định chính là nhu cầu sử dụng của bạn? Ví dụ, với một Spa hay phòng khám nhỏ, lượng khách hàng và dịch vụ không nhiều thì bạn chỉ cần một phần mềm với các tính năng đơn giản. Ngược lại, nếu quy mô lớn thì bạn cần đến một phần mềm phức tạp hơn, nhiều công năng hơn để đáp ứng được đúng quy trình nghiệp vụ của bạn. Một quy tắc đơn giản "không thừa, không thiếu".
2. Tài chính của bạn?
Nếu trong túi bạn chỉ có 100 nghìn, nhưng bạn lại thích một chiếc áo 200 nghìn thì bạn có mua không? Không phải cái gì đắt đều phù hợp với bạn, chiếc áo 200 nghìn tuy đẹp nhưng chưa chắc bạn mặc đã đẹp. Phần mềm cũng vậy, một phần mềm quá rườm rà, nhiều chi tiết, tính năng thừa, không phù hợp với yêu cầu thực tế thì dù có được quảng cáo là "khủng" đến mấy thì bạn cũng không nên phí tiền mua. Hơn nữa, việc mua một phần mềm quá khả năng tài chính của mình không phải là lựa chọn khôn ngoan.
3. Khả năng mở rộng?
Đã không ít lần Nanosoft nhắc tới việc phải cân nhắc đến khả năng mở rộng của phần mềm bởi đây là điều vô cùng quan trọng. Đồng ý là hiện nay hầu hết các nhà cung cấp đều có đội ngũ code nhằm hỗ trợ chỉnh sửa, mở rộng phần mềm cho bạn. Tuy nhiên, không vì thế mà bạn bỏ qua bước cân nhắc này. Vì chỉ có những nhà cung cấp lớn, uy tín mới đủ khả năng đảm bảo mở rộng phần mềm một cách tốt nhất. Làm được, nhưng làm không tới thì không có tác dụng, đúng không nào?
4. Phần mềm "nội" hay "ngoại"?
Tâm lý "sính ngoại" vẫn chưa có xu hướng giảm, rất nhiều chủ đầu tư nghĩ rằng phải là phần mềm của nước ngoài mới tốt, mới hiện đại, phải theo đúng trào lưu dùng hàng ngoại. Dù thế, nhưng bạn cần hiểu rằng, quy trình của chúng ta khác, yêu cầu của chúng ta khác nên phần mềm "ngoại" chưa chắc đã đáp ứng được một cách tốt nhất. Các nhà cung cấp trong nước trước khi làm phần mềm đều đã nghiên cứu rất kỹ thị trường, thị hiếu của khách hàng rồi.
5. Người "đi trước" nói gì?
Cách tốt nhất và an toàn nhất, chính là tham khảo ý kiến những người thân, bạn bè đã sử dụng phần mềm, họ chính là những người đưa ra lời khuyên thiết thực nhất chứ không đơn thuần chỉ là quảng cáo trên lý thuyết. Một người bạn đã có kinh nghiệm sử dụng rồi ắt sẽ cho bạn lời khuyên bổ ích.
6. Nhà cung cấp phần mềm nào?
Với những tiêu chí đã đưa ra, ắt hẳn cũng giúp bạn phần nào trong việc lựa chọn phần mềm, lựa chọn nhà cung cấp phần mềm?
* Trước tiên là đáp ứng được đúng yêu cầu của bạn đưa ra
* Đảm bảo việc nâng cấp, mở rộng phần mềm hiệu quả
* Hỗ trợ triển khai, bảo hành, bảo trì tốt
* Chi phí hợp lý
Với những tiêu chí trên có thể giúp giải đáp phần nào những băn khoăn của các chủ quản lý khi lựa chọn phần mềm.